الدمج البريدي (Mail Merge).. خطوة خطوة

الدمج البريدي (Mail Merge).. خطوة خطوة

تعد طباعة وإنشاء الرسائل الموجهة لعدد كبير من الناس أو الشركات شيئا متعبا ويستغرق كثيرا من الوقت، ولهذا السبب، يعد ما يسمى دمج البريد Mail merge مهما لتسهيل عملية إنشاء رسالة واحدة بترويسات مناسبة ومظاريف وإرسالها إلى عشرات بل مئات الناس والشركات، اختصارا للوقت والجهد والمال· نستعرض اليوم وإياكم طريقة استعمال الدمج البريدي خطوة خطوة بواسطة تطبيقات وورد مايكروسوفت ، وهي تتشابه في برامج معالجات الكلمات الأخرى مثل كورال وورد برفكت ولوتوس ورد برو· 1- انشاء مستندCreate document افتح البرنامج التطبيقي وورد وافتح مستندا جديدا وانشئ الرسالة أو المواد المراد طباعتها· فاذا كان خطابا، فلا تضمنه أية أسماء أو عناوين، ولا حتى التحيات الطيبة، بعد ذلك قم بحفظ المستند كأي ملف وورد عادي·
2- إنشاء قاعدةCreate template للقائمة البريدية ينبغي الإشارة هنا إلى أنك ستقوم بعمليات نقر وضغط عديدة بواسطة الماوس· من المستند الذي أنشأته اضغط على قائمةTools المنسدلة من شريط الأدوات، واختر الدمج البريديMail Merge ، سيظهر لديك مساعد الدمج البريدي Mail Merge Helper، اضغط على إنشاءCreate وانتق فورمات الرسائل Form Letters من علبة الحوار التي تفتح، واضغط على النافذة النشطة Active Window ، ويعني هذا أنك ستعمل مع مستند ورد الذي فتحته على الشاشة أمامك· بعدها عد إلى مساعد الدمج البريدي Mail Merge Helper واضغط علىGet Data تحت اختيار مصدر البياناتData Source واختير إنشاء مصدر البيانات Create Data Source. انظر الشكل رقم 1 من النافذة التي ستفتح ستجد قائمة من أسماء الحقولField Names التي يمكن استعمالها مثل: الاسم الاولFirstName ، الاسم الاخيرLastName ، العنوان الأول والعنوان الثاني Address1 and Address2 ، المدينة والرمز البريدي City and Postal Code . إذا كنت تريد لهذه الحقول أن تظهر في رسالتك النهائية، فلست بحاجة لأن تضغط على أي من هذه الحقول· على أية حال، إذا كنت لا تريد استعمال أي حقل مثلTitle أو تليفون المنزل HomePhone، فقم فقط بتحديد الحقل الذي لا تريده، واضغط على Remove Field Name وعليك القيام بذلك مرة واحدة فقط لكل القائمة· عند الانتهاء، اضغط علىOK ، اعط القائمة اسما مناسبا مثل قائمة Cover Letter List واضغط على Save . من علبة الحوار، اضغط على Edit Data Source .
3- ابن القائمة البريدية Mailing List كما في الشكل 2 بما انك الآن أنشأت الهيكلTemplate فأنت بحاجة إلى تعبئتها بالمعلومات التي ترغب بها· ستقوم بإنشاء قائمة بريدية، وهي في الحقيقة عبارة عن قاعدة بيانات بسيطة حيث يتم إدخال كل اسم وعنوان في الهيكل الخاص بك Template والذي يدعى نموذج بيانات Data Form. ادخل جميع المعلومات في السجل الأول واضغط على إضافة جديدة Add New للسجل الثاني وهكذا دواليك إلى أن تكتمل القائمة البريدية لديك، وعند الانتهاء اضغط علىView Source بهذه الحركة سيتفتح لديك ملف القائمة البريدية، ويصبح بإمكانك مراجعة البيانات وتصحيح أو تعديل أي من المعلومات التي أدخلتها· اضغط علىSave واغلق الملف، وهذا سيعود بك إلى المستند الأصلي بحيث ستلاحظ ظهور شريط أدوات الدمج البريدي Mail Merge وقد أضيف إلى نافذة المستند·
4- إضافة الحقول المدمجة في رسائلك Inserting merge fields في هذه الخطوه، يعتبر اسم المرسل إليه وعنوانه من العناصر المتغيرة في رسالتك وهي تدخل تلقائيا في كل مرة تقوم بإضافة حقل مدمجMerge Field . حدد المكان الذي ترغب بان تظهر هذه الحقول في رسالتك وعنده ادخل Merge Fields في الأماكن المناسبة· للقيام بذلك، ضع مؤشر الماوسcursor في المكان الذي تريد إدخال اسم المرسل إليه والعنوان، وغالبا ما يكون في الجزئية العليا من اليسار من رسالتك· من شريط أدوات الدمج البريدي Mail Merge toolbar اضغط على Insert Merge Field من القائمة المنسدلة وستلاحظ قائمة من العناصر التي تقابل حقول الأسماء التي استخدمتها في القائمة البريدية التي أنشأتها· اختر كل عنصر تريد تضمينه، على أن يكون عنصرا واحدا في كل مرة وارجع إلى القائمة menu بعد كل اختيار· تذكر ترك مساحات خالية أي مسافاتspaces ضرورية بين الاسم الأول والاسم الأخير FirstName and LastName مثلا، أو أي فواصل أخرى· هذا ما سيظهر في مقدمة رسالتك (FirstName) (LastName) (Address1) (Address2) (City)،(Postal Code) لتنويع التحية في رسالتك اطبع عزيزي Dear قبل البداية بموضوع الرسالة بعدة سطور وبعده ضع مؤشر الماوسcursor في المكان المناسب - قبل الفاصلة تماما- واضغط علىInsert Merge Field واختر الاسم الاولFirstName عندها ستظهرDear (FirstName), عندها احفظ Save الملف وهو يحتوي على الحقول المدمجة·
5- الدمجMerge أخيرا، تأتي اللحظة التي كنت بانتظارها، فقد حان الوقت لدمج القائمة البريدية الخاصة بك في رسالتك، ولكن قبل طباعتها، هناك طريقتان تستطيع من خلالهما الاطلاع على المستند المدمجmerged document لإجراء أي تغييرات أو تعديلات مطلوبة· الطريقة الأسهل للمبتدئين هي منpreview حيث يمكن النظر الى كل رسالة كما هي وهذا يتم بالضغط على أيقونة Merge To New Document من شريط أدوات Mail Merge toolbar . كذلك يمكن النظر الى الرسائل كل على حدة، بالضغط على أيقونةABC من شريط أدواتMail Merge toolbar ومن ثم على الأسهم المتجهة إلى اليمين من ذلك الزر لتحريك سجلاتك إلى الأمام أو إلى الخلف· وللطباعة، اضغط على Merge To Printer من شريط أدواتMail Merge والذي سيفتح لك نافذة الطباعة، اضغط علىOK وبهذا ستقوم الطابعة بطباعة جميع رسائلك·
6- المظاريف والملصقاتEnvelopes and labels كما تعلم، فان الرسالة لا يمكن أن ترسل بدون مظروف أو ملصق مطبوع عليه العنوان· ويحتاج تجهيز هذه الأشياء إلى العديد من الخطوات الصغيرة غير المعقدة: افتح مستندا جديدا ثم منTools في شريط الأدوات اضغط على Mail Merge، ثم اضغط على Create وعندها اختر اما Mailing Labels أو مظاريفEnvelopes . في علبة الحوار التي ستفتح بعدها اضغط علىActive Window وبعدها اضغط علىGet Data ، فإذا كنت تستعمل نفس القائمة البريدية التي استخدمتها لرسالتك، اختر Open Data Source واستحضر ملف قائمتك البريدية· في علبة الحوار الثانية اضغط علىSet Up Main Document وفي النافذة التي تفتح، حدد نوع المظروف أو نوع الملصقLabel وحجمه( برنامج وورد يعطيك الخيار لمجموعة من الأحجام المعتمدة) واضغط على OK . من النافذة الأخرى ادخل الحقول التي تريد دمجها كما ذكرنا في الخطوة رقم 4 ثم اضغط على OK . ارجع إلىMerge Helper Mail وانقر على Merge الذي سيفتح بدوره نافذة للدمج Merge window . يمكنك مشاهدة عملك في مستند واحد وذلك بالموافقة على التفاصيل المختارة في المستند الجديد من نافذةMerge To box ، ثم اطبع Print .
( مقهى الاتحاد )